1 - Planification de l’événement
Meilleure sera votre planification, plus grand sera le montant d'argent recueilli et plus important sera le nombre de participants à votre événement. Une bonne planification est vraiment la clé du succès.
2 - Les points incontournables à considérer
Le choix de l’événement
- Choisissez un événement pour lequel vous avez la conviction qu’il plaira aux gens;
- Pensez au public cible et à votre stratégie. Combien de personnes? Où l’événement se tiendra-t-il? Quelle période de l’année serait la plus propice?
- Soyez réaliste quant au but fixé. Amorcez d’abord un premier événement à plus petite échelle;
- il sera toujours temps d’en revoir l’envergure!
Voici quelques idées d’événements à organiser
Le comité organisateur
- Entourez-vous de personnes enthousiastes et dynamiques;
- Produisez un plan/calendrier organisationnel de l'événement;
- Distribuez une copie du plan à chacune des personnes impliquées.
- Chaque copie doit clairement établir les noms, les dates et les responsabilités de chacun;
- Ciblez les tâches en fonction des intérêts et des compétences de chacun;
- Assurez-vous de la bonne diffusion du plan de travail à travers les membres du groupe, de vos amis et de votre entourage. Vous pourrez alors profiter d’habiletés variées et de compétences supplémentaires pour votre organisation!
- Pensez à faire une séance de remue méninges (brainstorming) avec vos collaborateurs. Vous y puiserez sans doute des idées de génie!
- Selon l’activité choisie, pensez à ajouter des activités complémentaires de collecte de fonds (concours, vente de rafraîchissements, etc.)
Les dates de l’événement
- Choisissez la date de l'événement soigneusement et donnez-vous assez de temps pour l'organiser;
- Assurez-vous que votre événement se tiendra à une période où les gens sont disponibles; le week-end ou sur semaine, à l'extérieur du cadre d’une journée de travail habituelle, soit entre 9 h 00 et 5 h 00 heures (à moins que votre événement ne se tienne en milieu de travail!);
- Évitez de concurrencer la tenue d'autres événements locaux ou nationaux;
- Pensez à vos engagements personnels et soyez réaliste au sujet des engagements en terme de temps;
- Pensez à tenir votre événement lors d’une journée significative (ex : Journée internationale des disparus). L’intérêt des médias pour un thème précis à l’approche d’une date importante peut favoriser votre événement.
Le lieu de rendez-vous
- Réservez, si nécessaire, le lieu de l’événement le plus longtemps possible à l’avance;
- Assurez-vous que les personnes travaillant au lieu de l’événement connaissent votre événement et n’hésitez pas à leur demander si elles peuvent vous aider au niveau logistique (matériel nécessaire, diffusion de la publicité, etc.);
- Prenez soin de confirmer votre réservation quelques jours avant la tenue de l’événement afin d’éviter tout problème.
Assurance et règlements légaux
- Vérifiez, s’il y a lieu, si l’endroit accueillant votre événement possède les permis exigés par la loi. Des permis pourraient être exigés en lien avec les heures d’ouverture et de fermeture, la vente d’alcool, la présentation de spectacles, etc.;
- Vérifiez les conditions d'assurance (en particulier si des événements peuvent êtres considérés comme sports dangereux!);
- Une exposition d'art ou un concert pourraient exiger une couverture d’assurance additionnelle;
- Les tirages et les concours, au Québec, sont soumis à la loi sur les loteries et les courses. Un permis est généralement requis pour mettre de l’avant un événement comportant un volet loterie. On peut obtenir des renseignements requis en s’adressant à Loto-Québec.
Budget
- Élaborez le budget;
- Essayez d’obtenir de la part des entreprises locales des commandites, des rabais sur les prix, du prêt d’équipement ou la mise à votre disposition de salles. En retour, offrez-leur de la publicité gratuite.
Publicité
- Essayez d'obtenir beaucoup de publicité locale pour votre événement;
- Utilisez tous les moyens que vous connaissez et contactez toutes les personnes susceptibles de vous aider lorsque viendra le temps de publiciser votre événement. En d’autres mots, adressez-vous à la radio et aux journaux locaux, aux amis, à la famille, à vos collègues de travail, etc.;
- Faites des affiches pour votre publicité. De plus, une fois réduites en taille, vos affiches pourront être utilisées comme dépliants que vous distribuerez. La diffusion de vos dépliants est importante, n'oubliez pas de les faire circuler également parmi vos proches, dans votre cercle d’amis et dans votre lieu de travail;
- Plus l’événement approche, plus la publicité doit s’intensifier!
3 - Pendant l’événement
Mandatez une ou plusieurs personnes pour prendre des photos ou une vidéo pendant l’activité!
4 - L’après événement
- Retournez rapidement l'équipement loué ou emprunté;
- Remerciez tous ceux et celles qui ont aidé au déroulement de l’activité. Il est important de faire un bilan de l’événement avec eux. C’est aussi le moment de mettre en valeur l’importance de leur implication;
- Collectez l’argent et/ou faites le compte des revenus;
- Faites un court bilan comptable de l’activité. Il pourra vous être utile lors d’une prochaine activité;
- Le moment est venu de versez le montant de l’activité de levée de fonds à Amnistie!, Venez nous voir ou faites un chèque à l'ordre d’Amnistie internationale - section canadienne francophone et postez-le à l’adresse suivante : 6250 boul. Monk, Montréal, QC H4E 3H7. Envoyez également tous les détails et photos prises au cours de votre événement, si possible par courriel;
- Vous recevrez un accusé de réception et une lettre de remerciement;
- Enfin, il y a de fortes chances que votre activité soit publicisé dans la revue Agir et sur notre site Internet.
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